三井住友トラスト・グループの個人情報保護宣言

個人情報のお取扱いについて

三井住友トラスト・ホールディングス株式会社(以下、「当社」といいます)は、 個人情報、個人番号および特定個人情報(以下、個人番号および特定個人情報を「特定個人情報等」といいます)の取扱いに関して、関係法令・ガイドライン等および 「三井住友トラスト・グループの個人情報保護宣言」を遵守し、個人情報および特定個人情報等の適切な管理に万全の努力をいたします。
また、外国において個人データを取り扱う場合は、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じるとともに、お客さまのご要望に応じて、当該必要かつ適切な措置の状況について説明いたします。
当社におけるお客さまに関する個人情報および特定個人情報等の取扱いについては、 以下のとおりです。
当社の名称および住所ならびに代表者の氏名については当社ホームページにおいて公開しています。
また、当社の安全管理措置については、別紙「三井住友トラスト・ホールディングスにおける個人データ等の安全管理措置について」をご覧ください。
なお、EU一般データ保護規則(GDPR)に基づく個人情報の取扱いについては、「FAIR PROCESSING NOTICE」をご覧ください。

FAIR PROCESSING NOTICEPDF

三井住友トラスト・ホールディングスにおける個人データ等の安全管理措置についてPDF

当社の代表者・住所等

1. 当社の取り扱う個人情報および特定個人情報等についてのお問い合わせ窓口

(1) 個人情報および特定個人情報等のお取扱いに関するお問い合わせ、ご相談、苦情等につきましては下記までご連絡ください。

【お客さまご相談窓口】
〒100-8233 東京都千代田区丸の内1丁目4番1号
03-6256-6000
受付時間 土・日・祝日・年末年始を除く9:00~17:00

(2) 当社株主名簿の記載内容を始め株式事務一般についてのお問い合わせは、当社株式事務代行機関(株主名簿管理人)である三井住友信託銀行・証券代行事務センターにてお受けいたしております。

0120-782-031
受付時間 土・日・祝日・年末年始を除く9:00~17:00

2. 個人情報および特定個人情報等の取得・利用について

当社では、例えば、以下のような情報源から個人情報および特定個人情報等を取得しています。
(個人情報を取得する情報源の例)

  • 当社ホームページ等において資料請求や問い合わせをされた方の個人情報(氏名・住所・お勤め先・メールアドレス等)
  • 株主様の個人情報(氏名・住所・株式数等)
  • 銀行持株会社として銀行子会社等グループ会社の経営管理・経営指導のために、個人情報保護法第27条第5項第3号に基づき、グループ会社が保有するお客さまのお取引に係わる情報の一部を、共同利用させていただいています。(後述 7および8. 個人データの共同利用について)
  • (特定個人情報等を取得する情報源の例)
  • 個人番号届など、お客さまなどにご記入・ご提出いただく書類等により直接提供される場合(ご本人からの届出書等の書面の提出)
  • 株主様の特定個人情報等を株式会社証券保管振替機構等から提供を受ける場合

3. 個人情報の利用目的について

当社は「個人情報の保護に関する法律」(平成15年5月30日法律第57号)に基づき、株主様やお取引先等の個人情報を、下記の利用目的の達成に必要な範囲で利用いたします。
当社が株主様やお取引先等の個人情報を取得するに当たっては、その利用目的を通知、公表または明示いたします。
なお、特定の個人情報の利用目的が法令等に基づき限定されている場合には、当該利用目的以外での利用はいたしません。
当社は、ご本人にとって利用目的が明確になるよう具体的に定めるとともに、取得の場面に応じ、利用目的を限定するよう努めます。

  • (1)

    株主様に関する個人情報

    • 会社法に基づく権利の行使・義務の履行のため
    • 株主様としての地位に対し、各種便宜を供与するため
    • 株主様と当社の関係の中で、社団の構成員と社団という観点から双方の関係を円滑にするための各種方策を実施するため
    • 各種法令に基づく所定の基準による株主様のデータを作成する等株主管理のため
  • (2)

    お取引先(ご担当者等を含む)に関する個人情報

    • 当該お取引に係る連絡や業務管理のため
    • ご契約や法律等に基づく権利の行使や義務の履行のため
    • 各種お取引の解約やお取引解約後の事後管理のため
    • その他、当社の業務においてお取引・ご契約(委託契約等を含む)を適切かつ円滑に履行するため
  • (3)

    銀行子会社等他の事業者等から入手する個人情報

    • 銀行持株会社として銀行子会社等グループ会社の経営管理・経営指導のため
    • 当社および銀行子会社等グループ会社の経営上必要な各種リスクの把握および管理を適切かつ円滑に履行するため

4. 特定個人情報等の利用目的について

当社は「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(以下「マイナンバー法」)等に基づき、株主様やお取引先等の特定個人情報等を下記の利用目的の範囲内においてのみ利用いたします(マイナンバー法で認められている利用目的以外では利用いたしません)。株主様やお取引先等から直接書面に記載された特定個人情報等を取得させていただく場合は、あらかじめ利用目的を明示させていただきます。

  • 報酬・料金等の支払調書作成事務の遂行のため
  • 配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書作成事務の遂行のため
  • 不動産の使用料等の支払調書作成事務の遂行のため
  • 不動産等の譲受けの対価の支払調書作成事務の遂行のため
  • その他、マイナンバー法に定める法定書類作成事務等の遂行のため

5. 個人情報および特定個人情報等の取扱いの委託について

当社では、例えば、以下のような場合に、個人情報および特定個人情報等の取扱いの委託を行っております。

(委託する事務の例)

  • 株主名簿の管理業務の委託 (配当、剰余金の分配の支払調書作成事務を含む)

6. 個人情報および特定個人情報等の第三者提供について

当社は、法令に定める場合を除き、当社が保有する個人情報をお客さまの同意なしに第三者に提供することはいたしません。
ただし、利用目的の達成に必要な範囲内において個人情報を委託する場合、合併等の場合および本文に定める特定の者との間で共同利用する場合には、お客さまの同意をいただくことなく、お客さまの個人情報を提供することがあります。
なお、特定個人情報等につきましては、マイナンバー法で定める場合を除き、ご本人の同意の有無にかかわらず第三者に提供いたしません。

7. 個人データの共同利用について(リスク管理等)

当社は、以下のとおり、個人情報保護法第27条第5項第3号に基づき、お客さまの個人データをグループ内で共同利用させていただいております
(但し、特定個人情報等の共同利用は行いません)。

  • (1)

    共同利用する個人データの項目

    • 氏名、住所、生年月日、電話番号、与信管理に関する情報の項目
  • (2)

    共同利用者の範囲

    • 当社ならびに当社の有価証券報告書等に記載する連結子会社および持分法適用関連会社(金融商品取引法など、関係法令等により共同利用が制限されている場合には、その法令等に則った取扱いといたします。)
  • (3)

    利用目的

    • 当社グループにおいて経営上必要な各種リスクの把握および管理のため
  • (4)

    個人データの管理について責任を有する者の名称

    • 三井住友トラスト・ホールディングス株式会社

      住所および代表者名等の詳細は同社ホームページをご参照ください。

8. 個人データの共同利用について(サービスの提供等)

  • (1)

    共同利用する個人データの項目

    • お客さまの属性に関する情報(住所、氏名、生年月日、勤務先、役職、電話番号等の連絡先等のお客さまに関する情報、および、ご家族に関する情報等)
    • 財務に関する情報(収入・支出、資産・負債の状況等)
    • お取引に関する情報(商品・サービスの種類、取引金額、契約日、取引ニーズ等)
    • お取引の管理に必要な情報(取引店番号・口座番号等の各種管理番号、取引記録・経緯、融資等に関しての判断に関する情報等)
  • (2)

    共同利用者の範囲

    • 三井住友トラスト・ホールディングス株式会社、同社の有価証券報告書等に記載する連結子会社および持分法適用関連会社のうち、個人情報保護法第27条第5項第3号に基づく対外告知を実施済みの会社(金融商品取引法など、関係法令等により共同利用が制限されている場合には、その法令等に則った取扱いといたします。)
  • (3)

    利用目的

    • お客さまのニーズにあった各種商品・サービスの企画・開発、各種商品・サービスに関する個別のご提案・ご案内のため。
    • 各種リスクの把握・管理など、グループとしての経営管理・リスク管理の適切な遂行のため。
  • (4)

    個人データの管理について責任を有する者の名称

    • 三井住友トラスト・ホールディングス株式会社

      住所および代表者名等の詳細は同社ホームページをご参照ください。

  • (5)

    各種金融商品やサービス提供のための共同利用の中止

    • 共同利用に基づくダイレクトメールの発送等の各種ご案内・ご連絡の中止を希望されるお客さまは、当グループのお客さま窓口までお申し出下さい。

9. 保有個人データおよび第三者提供記録の開示等に関するお手続き等について

当社はご本人またはその代理人からの、保有個人データ(特定個人情報ファイルを含む)および第三者提供記録(以下、「保有個人データ等」)の開示等のご請求につきましては、以下の要領で対応いたします。

お手続きの詳細につきましては、「開示等のご請求に際してご提出いただく書類等について」をご覧ください。

(お申込み方法について)

保有個人データのご本人または代理人からの開示等のご請求につきましては、当社所定の書面にご記入いただき、本人確認書類とともに、前記「1. 当社の取り扱う個人情報および特定個人情報等についてのお問い合わせ窓口」へご郵送ください。

(手数料について)

保有個人データの開示につきましては、ご請求受付時に当社所定の手数料をいただきます。また、開示できない場合についても所定の手数料をいただきますのでご了承ください。

(ご回答について)

お手続き後、当社所定の書面または電磁的記録のいずれかご本人が指定する形式にて回答させていただきます。ただし、ご本人が指定する形式による開示が困難な場合には、書面にて回答させていただきます。
なお、お手続きには通常2週間ほどお時間をいただきますのでご了承ください。

10.認定個人情報保護団体について

当社は、次の認定個人情報保護団体の対象事業者となっております。当社の個人情報および特定個人情報等の取扱いに関する苦情・相談につきましては、次の機関の窓口でもお受けいたしております。

別掲.開示等のご請求に際してご提出いただく書類について

1.開示等のご請求に際してご提出いただく書類

開示等のご請求とは、個人情報の保護に関する法律(以下、「法」といいます)第32条2項、第33条1項、第34条1項、ならびに第35条1項、3項および5項に基づく、利用目的の通知・開示・訂正等・利用停止等、などの保有個人データ等に関する諸手続きをいいます。

上記のうち、法第32条2項に基づく利用目的の通知、法第35条1項、3項および5項に基づく保有個人データ等の利用停止等のご請求につきましては、当社お客さまご相談窓口までお問い合わせください。

開示・訂正等のご請求を行っていただく場合は、所定の様式〔以下の申請書※1〕に、所定の事項をすべてご記入の上、本人確認のための書類※2とともに当社お客さまご相談窓口まで提出またはご郵送ください。

※1個人情報保護法による開示依頼書(法第33条に基づく開示請求の場合)
個人情報保護法による訂正等依頼書(法第34条1項に基づく訂正・追加・削除の場合)いずれも当社お客さまご相談窓口までご請求ください。

※2運転免許証・パスポート・住民基本台帳カード(写真付き)のコピー等

2.代理人による開示・訂正等のご請求について

開示・訂正等のご請求をされる方が代理人である場合は、1.の書類に加えて下記の書類を添付してください。

  • (1)

    法定代理人の場合

    • 当社所定の依頼書
    • 開示・訂正等のご請求手続きをされる代理人の方の本人確認書類
    • 法定代理権があることを確認する書類
      • 未成年者の法定代理人の場合は住民票
      • 成年被後見人の法定代理人の場合は法務局の登記事項証明書
  • (2)

    委任による代理人の場合

    • 当社所定の委任状
    • 代理人の本人確認書類

3.開示のご請求に関する手数料

開示のご請求を受け付けた場合の手数料は、希望される情報の種類別に計算し、その合計額を頂きます。

開示を希望される情報の種類 手数料(税込み)
氏名、住所、電話番号、生年月日等の属性情報 990円
上記以外の情報(1項目毎) 1,100円

手数料金額の例:住所:990円、その他の情報(2項目):1,100円×2=2,200円 合計3,190円

4.開示等のご請求に対する回答方法

当社所定の書面または電磁的記録の郵送にてご回答いたします。

ただし、法定代理人によるご請求の場合には、法定代理人宛てにご回答いたします。

5.開示等のご請求に関して取得した個人情報の利用目的

開示等のご請求にともない取得した本人確認資料などの個人情報は、開示等のご請求およびこれに関連する対応に必要な範囲のみで取扱うものとします。

6.保有個人データ等の不開示等事由について

次に定める場合は開示等のご請求のお受けいたしかねますので、あらかじめご了承願います。

不開示等とさせていただいた場合にはその旨書面等によりご通知申し上げます。また、不開示等の場合についても所定の手数料をいただきます。

  • 申請書の記載と、添付書類の記載が一致しない等本人確認ができない場合
  • 代理人の申請に関して代理権が確認できない場合
  • 所定の記載事項に不備があった場合
  • 手数料のお支払がない場合
  • ご請求の対象となる情報が「保有個人データ等」に該当しない場合
  • 本人、または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
  • 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
  • 他の法令に違反することとなる場合

(2024年3月現在)

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